Outsourcing des Hinweisgeberportals und der Fallbearbeitung: Eine empfehlenswerte Maßnahme

In der heutigen Geschäftswelt ist es unerlässlich, ethisches und transparentes Verhalten zu fördern und sicherzustellen, dass Unternehmen ihren rechtlichen und sozialen Verpflichtungen nachkommen. Die Implementierung eines effektiven Hinweisgeberportals und die professionelle Bearbeitung von Hinweisgeberfällen sind entscheidende Schritte, um dieses Ziel zu erreichen. Im Folgenden wird erläutert, warum die Auslagerung dieser Prozesse eine wichtige Entscheidung für Unternehmen ist, insbesondere vor dem Hintergrund der EU Hinweisgeberrichtlinie und des geplanten Hinweisgeberschutzgesetzes in Deutschland.

EU Hinweisgeberrichtlinie und Hinweisgeberschutzgesetz in Deutschland

Die EU Hinweisgeberrichtlinie (2019/1937) wurde eingeführt, um einheitliche Standards für den Schutz von Hinweisgebern in der Europäischen Union zu schaffen. Die Richtlinie verpflichtet die Mitgliedstaaten, nationale Gesetze zu erlassen, die den Schutz von Hinweisgebern gewährleisten. In Deutschland wird alsbald zur Umsetzung dieser EU-Richtlinie das sogenannte Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) eingeführt.

Das Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet Unternehmen künftig, interne Meldewege für Verstöße einzurichten und geeignete Verfahren zur Untersuchung und Bearbeitung dieser Fälle zu implementieren. Dies bedeutet, dass Unternehmen proaktiv und effizient mit Hinweisgeberfällen umgehen müssen, um ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen und mögliche Sanktionen oder Reputationsschäden zu vermeiden.

Zum Stand des Verfassen dieses Beitrags ist eine neue Version des Gesetzes kurz vor der Verabschiedung durch den Bundestag.

Vorteile des Outsourcings von Hinweisgeberportalen und Fallmanagement

Die Einrichtung und Verwaltung eines internen Hinweisgeberportals und die Bearbeitung von Fällen können für Unternehmen ressourcenintensiv und komplex sein. Durch die Auslagerung dieser Prozesse können Unternehmen von einer Reihe von Vorteilen profitieren:

a. Objektivität und Unabhängigkeit:

Ein externer Anbieter stellt sicher, dass Hinweisgeberfälle unvoreingenommen und unabhängig von internen Einflüssen untersucht werden. Dies stärkt das Vertrauen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in das System und fördert eine Kultur der Offenheit und Transparenz.

b. Expertise und Erfahrung:

Professionelle Anbieter verfügen über umfangreiche Erfahrungen und Kenntnisse im Umgang mit Whistleblowing-Fällen. Sie kennen die rechtlichen Anforderungen und Best Practices, um Fälle effektiv und rechtssicher zu bearbeiten.

c. Effizienz und Kostenersparnis:

Outsourcing-Dienstleister setzen spezialisierte Technologien und effiziente Prozesse zur Bearbeitung von Hinweisgeberfällen ein. Dadurch können Unternehmen Ressourcen sparen und sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.

d. Datenschutz und Anonymität:

Externe Anbieter verfügen über die erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen und Datenschutzverfahren, um die Anonymität von Hinweisgebern zu wahren und vertrauliche Informationen zu schützen. Diese Expertise hilft Unternehmen, die strengen Datenschutzanforderungen der EU und nationaler Gesetze zu erfüllen. Zudem fällt für Unternehmen, die nicht selbst eine Software eines Drittanbieters einsetzen, die Pflicht zur Datenschutzfolgeabschätzung, die ansonsten jedes Jahr erneut durchgeführt werden muss und zudem Ressourcen bindet.

e. Rechtskonformität:

Ein spezialisierter Dienstleister unterstützt Unternehmen dabei, die Anforderungen der EU-Hinweisgeberrichtline und des deutschen Hinweisgeberschutzgesetzes zu erfüllen, indem er sicherstellt, dass alle erforderlichen Prozesse und Mechanismen ordnungsgemäß implementiert und verwaltet werden. Alleine das Sicherstellen der Anpassung von Prozessen der Fallentgegennahme und -bearbeitung an sich häufig ändernde Rechtslagen durch Gesetzesänderungen oder richterliche Rechtsprechung stellt eine Monitoring-Aufgabe für Unternehmen dar, die besser externalisiert wird.

Fazit

Das Outsourcing des Betriebs eines Hinweisgeberportals und der Bearbeitung von Hinweisgeberfällen ist eine wichtige Maßnahme, um die Effizienz und Rechtskonformität von Unternehmen sicherzustellen. Vor dem Hintergrund der EU-Hinweisgeberrichtlinie und des deutschen Hinweisgeberschutzgesetzes müssen Unternehmen mehr denn je in der Lage sein, Hinweisgeberfälle effektiv und professionell zu bearbeiten.

Durch die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister profitieren Unternehmen von einer objektiven und unabhängigen Fallbearbeitung, die die Rechtskonformität sicherstellt und gleichzeitig das Vertrauen der Mitarbeiter fördert. Die Expertise und Erfahrung solcher Dienstleister ermöglicht es Unternehmen, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren und Ressourcen effektiver einzusetzen.

Insgesamt ist das Outsourcing von Hinweisgeberportalen und der Fallbearbeitung eine sinnvolle Investition für Unternehmen, um ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen und eine ethische und transparente Unternehmenskultur zu fördern.

Wir unterstützen Sie gerne. Als Volldienstleister bieten wir nicht nur Software für Unternehmen und Dienstleister, die die Pflichten, die mit der EU Hinweisgeberrichtline bzw. dem kommenden HinSchG einhergehen abbilden zu können. Wir betreiben den Meldekanal auch gerne für Sie und statten ihn mit Personal aus. Sie brauchen sich um nichts mehr zu kümmern, außer wir kommen auf Sie mit wirklich relevanten Fällen auf Sie zu. Zudem können wir mit unserem breiten Netzwerk an spezialisierten Anwaltskanzleien auch im Fall von sich aus Hinweisgeberfällen ergebenden internen Untersuchungen und sich gegebenenfalls anschließenden Gerichtsverfahren weiterhelfen.